A partire dal 1 aprile 2016, Poste Italiane non effettuerà più il servizio “Data Certa”: è questa la conseguenza di una circolare diffusa negli scorsi giorni dalla società italiana addetta al servizio postale.
La data certa, di fatto, consiste nella prova della formazione di un documento in un determinato arco temporale, o comunque, nella prova della sua esistenza anteriormente ad uno specifico evento o una specifica data.
L’argomento si collega alla disciplina civilistica in materia di prove documentali e, in particolare, a quanto previsto dagli artt. 2703 e 2704 c.c., dai quali si desumono gli strumenti tipicamente utilizzabili, appunto, per l’attribuzione di una data certa ai documenti. Oltre alla redazione di un atto pubblico, all’autenticazionedi un notaio o altro pubblico ufficiale ed alla registrazione dell’atto presso un ufficio pubblico, la legge prevede che possa conferire data certa anche ogni altro fatto che garantisca in modo ugualmente certo l’anteriorità della formazione del documento (art. 2704 c.c., 3 comma).
Quali sono allora i modi che abbiamo per garantire una data certa ad un nostro documento, senza dover ricorrere alla registrazione dell’atto o ad un notaio?
Abbiamo diverse alternative, a seconda anche del tipo di documento a cui vogliamo dare data certa. Nel caso in cui sia un documento cartaceo, del quale magari si vuole anche tenere le firme autografe in originale, la soluzione più semplice può essere quella di affrancarlo e spedirselo. In tale modo rimane la data del timbro postale ed il codice a barre dal quale è possibile risalire alla data di spedizione, anche mediante il servizio internet offerto da Poste Italiane “Dove Quando”. La modalità più prudente in questo caso, che serve a prevenire facili contestazioni, è quella di effettuare la spedizione tramite raccomandata senza busta.
Nel caso invece ci sia la possibilità di digitalizzare il documento mediante scanner, o il documento nasce già come documento digitale (come del resto quasi tutti i documenti ormai), è possibile utilizzare la Posta Elettronica Certificata (PEC). Questo strumento infatti, regolamentato dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 68 del 11 febbraio 2005, ha piena validità legale se utilizzato come quanto regolamentato dal citato Decreto ed è parificato alla notifica via servizio postale. Basta dunque inviare il documento a cui vogliamo dare data certa all’indirizzo PEC delle parti in causa o a noi stessi per avere prova della data.
Terza possibilitò, sempre nel caso di un documento informatico, è quello di utilizzare la marca temporale. La marca temporale è un semplice strumento di validazione temporale elettronico regolamentato in Europa dal Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 luglio 2014 ed in Italia dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.) e dal decreto di attuazione DPCM 22 febbraio 2013. Non è altro che un riferimento temporale (data ed ora) che dimostra l’esistenza di un’evidenza informatica associata ad un documento in un tempo certo, in quanto emesso da un certificatore accreditato da Agenzia per l’Italia Digitale. Grazie alla marca temporale, è possibile applicare direttamente sul documento informatico la sua data certa (a differenza di quanto avviene con la PEC ad esempio dove la “busta” ha la data certa e contiene il documento informatico al suo interno, senza “busta” il documento perde la sua validità temporale). Così facendo ogni volta che il file verrà copiato, inviato o letto da qualsiasi soggetto, manterrà il suo riferimento temporale a piena valenza legale.